Niezbędne wzory dokumentów można znaleźć w ogłoszeniach o naborach wniosków publikowanych w zakładce Zobacz ogłoszenia i wyniki naborów wniosków. Dokumenty te stanowią załączniki do regulaminów konkursów.
 

Wniosek o dofinansowanie

Jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przy ubieganiu się o wsparcie jest wniosek o dofinansowanie. Należy dowieść w nim, że konkretny projekt spełnia wszystkie warunki określone w regulaminie konkursu i wpisuje się w cele programu. Wniosek taki składa się w ściśle określonym terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie.

We wniosku o dofinansowanie muszą się znaleźć m.in. następujące informacje:
  • ogólne informacje o projekcie (m.in. program/priorytet/działanie/poddziałanie, tytuł i opis projektu, jego wartość i rodzaj);
  • miejsce i termin realizacji;
  • klasyfikacja (m.in. zakres interwencji, forma finansowania, rodzaj działalności gospodarczej);
  • informacje o wnioskodawcy (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna);
  • kwestie finansowe (m.in. budżet projektu, źródła jego finansowania).
Wnioski można składać za pomocą Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI2014+).

Należy pamiętać także o załącznikach do wniosku o dofinansowanie. Wykaz wymaganych dokumentów oraz ich wzory można znaleźć w dokumentacji konkursowej.

 
Umowa o dofinansowanie

Jeżeli dany wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zawarta zostanie umowa o dofinansowanie. Określa ona zasady, na jakich przyznano środki, oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Przed podpisaniem umowy należy zgromadzić wymagane załączniki. Najczęściej są to: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków i składek ZUS, zaświadczenie o niekaralności, dokumenty specyficzne dla projektu.

W umowie o dofinansowanie znajdują się:
  • ogólne informacje (m.in. identyfikacja projektu, program/priorytet/działanie/poddziałanie, nazwa instytucji zawierającej umowę i odpowiedzialnej za sprawdzanie wniosków o płatność, termin realizacji, kwestie finansowe);
  • informacje o beneficjencie (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna, numer rachunku bankowego);
  • zasady przekazywania środków unijnych (m.in. terminy przekazania, poziom dofinansowania, warunki otrzymania transzy, określenie zaliczkowania bądź refundacji wydatków);
  • zasady rozliczania projektu;
  • obowiązki beneficjenta (m.in. obowiązki informacyjno-promocyjne, sprawozdawczość w projekcie, zachowanie zasady konkurencyjności, ochrona danych osobowych);
  • zasady monitorowania i kontroli projektu;
  • warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Do umowy załączana jest treść wniosku o dofinansowanie złożonego w ramach konkursu.

 
Wniosek o płatność

Środki z Funduszy Europejskich wypłacane są na podstawie wniosków o płatność. We wniosku tym należy wskazać okres, za który następuje rozliczenie, uzupełnić informacje o wydatkach, refundacjach/zaliczkach i kategoriach kosztów, wpisać źródła finansowania wydatków, przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz wskazać wartości wskaźników osiągnięte dla danego okresu sprawozdawczego. Wnioski o płatność są podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie należy złożyć wniosek o płatność końcową. Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu, weryfikowane jest m.in. to, czy wszystkie koszty zostały poniesione prawidłowo.

Wnioski o płatność są składane za pomocą Centralnego systemu teleinformatycznego.