Zasady uzyskania wpisu - Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach

UWAGA! Od dnia 1 czerwca 2025 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące rejestru agencji zatrudnienia

Zadania Marszałka Województwa Świętokrzyskiego z zakresu prowadzenia rejestru agencji zatrudnienia, dokonywania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach związanych z rejestrem realizuje Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach.

Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia składany jest wyłącznie w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Podmioty ubiegające się o wpis do rejestru agencji zatrudnienia (w tym przedsiębiorcy zagraniczni i inne podmioty zamierzające świadczyć usługi agencji zatrudnienia) winny przedłożyć następujące dokumenty:

• Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia
• Oświadczenie o następującej treści: „Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy
  i służbach zatrudnienia.”
• Zaświadczenia:

- o braku zaległości podatkowych, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz, że nie zalega z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, o ile podmiot był obowiązany do ich opłacania,

- o braku zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne,

- o niekaralności za przestępstwa, o których mowa w art. 307 ust. 1 pkt 3* ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz oświadczenie o niekaralności za wykroczenia, o których mowa w art. 307 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w okresie dwóch lat przed dniem złożenia tego oświadczenia. 

• Dowód wniesienia opłaty w wysokości 1000 zł lub jego cyfrowe odwzorowanie wraz z danymi umożliwiającymi identyfikację podmiotu obowiązanego do wniesienia tej opłaty

Opłatę  należy dokonać na rachunek:
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach
ul. Witosa 86
25-561 Kielce
Bank PKO BP S.A.
03 1020 2629 0000 9302 0342 8224

z dopiskiem "opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia".

Opłata nie podlega zwrotowi w przypadku odmowy wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia.

Oświadczenia składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń wraz z klauzulą następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Składają je osoby reprezentujące podmiot zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia i osoby zarządzające takim podmiotem. Oświadczenie zawiera datę oraz podpis osoby składającej ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Przedsiębiorca zagraniczny do wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia dołącza sporządzone przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie na język polski dokumentu uprawniającego tego przedsiębiorcę do prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej na terytorium państwa pochodzenia oraz dokument potwierdzający upoważnienie wydane dla osoby składającej wniosek do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego.

*art. 307 ust.1 pkt 3 – o wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie może ubiegać się podmiot, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, lub skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym lub ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

O wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie może ubiegać się podmiot, który:

1) posiada zaległości podatkowe, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz zalega z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, o ile był obowiązany do ich opłacania;

2) posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;

3) jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, lub skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym lub ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

4) jest podmiotem, w stosunku do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;

5) został wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia w przypadkach, o których mowa w art. 315 ust. 1 pkt 4–9 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;

6) wydano wobec niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;

7) jest podmiotem wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, który ponownie wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru;

8) jest podmiotem, który wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia;

9) nie posiada lokalu, w którym są świadczone usługi, w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Ponadto o wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie może ubiegać się także podmiot, jeżeli przeszkoda, o której mowa w art. 307 ust. 1 pkt 1, 2, 5, 6 lub 8 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, dotyczy osoby zarządzającej nim lub go reprezentującej.

Agencja zatrudnienia, podmioty, o których mowa w art. 306 ust. 1, oraz podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 306 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia:

1) nie mogą pobierać kwot innych niż określone w art. 338 ust. 3 pkt 16 od osób, dla których poszukują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz osób zatrudnionych lub niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej lub którym udzielają pomocy w wyborze lub zmianie zawodu, miejsca pracy, kierunku kształcenia lub szkolenia, a także w planowaniu rozwoju zawodowego;

2) przed skierowaniem osoby do pracy za granicą albo pracy tymczasowej, do podmiotu działającego poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przekazują jej na piśmie informację o kosztach, opłatach i innych należnościach, w tym określonych w art. 338 ust. 3 pkt 16, związanych z kierowaniem do pracy oraz podjęciem i wykonywaniem pracy za granicą.
Odnosi się to również do osób kierowanych za granicę w celu nabywania umiejętności praktycznych, w formie odbycia praktyki absolwenckiej, praktyki lub stażu zawodowego – niebędących zatrudnieniem lub inną pracą zarobkową.

W przypadku załatwiania spraw przez pełnomocnika w imieniu agencji zatrudnienia należy dodatkowo złożyć:

• oryginał pełnomocnictwa lub urzędowo poświadczony jego odpis.  Jeżeli pełnomocnikiem jest adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub doradca podatkowy, wówczas sami mogą uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie;   
• potwierdzenie dowodu dokonania opłaty skarbowej za złożenie dokumentu pełnomocnictwa w wysokości 17 zł.

Opłatę skarbową za złożenie dokumentu pełnomocnictwa w wysokości 17 zł należy wpłacić na rachunek: 

Należy pamiętać że:

Agencje zatrudnienia składają do marszałka województwa (wojewódzkiego urzędu pracy) wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia w przypadku: 

1. Zmiany danych (w terminie 14 dni od dnia ich powstania) dotyczących:

a) oznaczenia podmiotu z podaniem jego pełnej nazwy, a w przypadku gdy wniosek składa przedsiębiorca jako:

- osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – imię (imiona) i nazwisko oraz nazwę firmy,

- wspólnik spółki cywilnej – imiona i nazwiska, nazwę firmy lub nazwę wspólników;

b) adresu do doręczeń elektronicznych i adresu siedziby lub adresu stałego miejsca wykonywania działalności podmiotu oraz adresów lokali, w których będą świadczone usługi agencji zatrudnienia wraz z nazwą gminy, powiatu i województwa, numerem telefonu oraz adresem elektronicznym;

c) oznaczenia formy prawnej prowadzonej działalności.

2. Zmiany rodzaju świadczonych usług:

a) pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej,

b) informacji o świadczeniu pośrednictwa pracy w zakresie wyłącznie gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

3. Rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zmiana wpisu w rejestrze następuje po weryfikacji warunków, o których mowa w art. 307 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, uiszczeniu opłaty w wysokości 1000 zł oraz załączenia oświadczeń i zaświadczeń wskazanych w art. 313 ust. 3 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Agencje zatrudnienia przedstawiają również informację o zaprzestaniu, zawieszeniu albo wznowieniu wykonywania działalności, w terminie 14 dni od dnia zaprzestania, zawieszenia albo wznowienia tej działalności.

Przepisy karne – art. 362-367 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia:

1. Kto, bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 100 000 zł.

2. Tej samej karze podlega, kto, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, nie spełnia warunku, o którym mowa w art. 305 ust. 3.
3. Kto, świadcząc usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306, pobiera od osoby, dla której poszukuje zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, oraz osoby zatrudnionej lub niebędącej pracownikiem agencji pracy tymczasowej lub której udziela pomocy w wyborze lub zmianie zawodu, miejsca pracy, kierunku kształcenia lub szkolenia, a także w planowaniu rozwoju zawodowego, dodatkowe opłaty inne niż wymienione w art. 338 ust. 3 pkt 16,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

4. Tej samej karze podlega, kto, świadcząc usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306, nie przestrzega zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową.
5. Kto, świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a, nie kieruje osoby do pracy za granicą bezpośrednio do pracodawcy zagranicznego lub bezpośrednio do zagranicznej osoby fizycznej powierzającej jej inną pracę zarobkową, lub nie zawiera z tą osobą pisemnej umowy, o której mowa w art. 338 ust. 2, lub zawiera tę umowę niezgodnie z warunkami określonymi w art. 338 ust. 3 lub nie prowadzi wykazów, o których mowa w art. 338 ust. 6, lub nie przedstawia pisemnego tłumaczenia umowy, o którym mowa w art. 338 ust. 4,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

6. Kto, świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a, nie zawiera z pracodawcą zagranicznym pisemnej umowy, o której mowa w art. 338 ust. 5, lub zawiera tę umowę niezgodnie z warunkami określonymi w art. 338 ust. 5,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

7.   Kto, świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. b:

● nie kieruje cudzoziemca do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bezpośrednio do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub

● nie zawiera z cudzoziemcem umowy, o której mowa w art. 337 ust. 2, lub

● zawiera z cudzoziemcem umowę niezgodnie z warunkami określonymi w art. 337 ust. 3, lub

● nie przedstawia cudzoziemcowi pisemnego tłumaczenia umowy, o którym mowa w art. 337 ust. 4, lub

● nie przedstawia cudzoziemcowi lub podmiotowi, do którego agencja zatrudnienia kieruje cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, pisemnej informacji, o której mowa w art. 337 ust. 5, lub

● nie prowadzi wykazów, o których mowa w art. 337 ust. 6

– podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

7. Kto, od osoby kierowanej do podmiotu w celu nabywania umiejętności praktycznych, w szczególności odbycia praktyki absolwenckiej, praktyki lub stażu zawodowego, niebędących zatrudnieniem lub inną pracą zarobkową, pobiera dodatkowe opłaty inne niż wymienione w art. 338 ust. 3 pkt 16,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

8. Kto, kierując osobę za granicę do podmiotu zagranicznego w celu nabywania umiejętności praktycznych, odbycia praktyki absolwenckiej, praktyki lub stażu zawodowego, niebędących zatrudnieniem lub inną pracą zarobkową, nie zawiera z tą osobą umowy, o której mowa w art. 338 ust. 2 i 3,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

9. Kto, świadcząc usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306 ust. 2, osobie podejmującej za granicą pracę, pracę tymczasową oraz osobie kierowanej za granicę w celu nabywania umiejętności praktycznych, w formie odbycia praktyki absolwenckiej, praktyki lub stażu zawodowego, niebędących zatrudnieniem lub inną pracą zarobkową, nie przedstawia pisemnej informacji, o której mowa w art. 321 ust. 1 pkt 2, lub przedstawia informację niezgodną ze stanem faktycznym,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.

11. Kto:

● nie dopełnia obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy lub nie opłaca ich w przewidzianym przepisami terminie,

● nie zgłasza wymaganych danych lub zgłasza nieprawdziwe dane mające wpływ na wymiar składek na Fundusz Pracy lub udziela w tym zakresie nieprawdziwych wyjaśnień albo odmawia ich udzielenia

– podlega karze grzywny do 46 000 zł.

Sprawca nie podlega karze, jeżeli przed dniem rozpoczęcia kontroli w podmiocie kontrolowanym zaległe składki na Fundusz Pracy zostały opłacone w wymaganej wysokości.

12. Kto, ze względu na płeć, wiek, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, religię,
    światopogląd, niepełnosprawność, orientację seksualną, przekonania polityczne, przynależność związkową lub do organizacji pracodawców, odmawia zatrudnienia kandydata na wolnym miejscu zatrudnienia lub miejscu przygotowania zawodowego,

podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł.